有效利用时间,拒绝无效努力
有效利用时间,拒绝无效努力

管理者只有科学地安排好事务的处理顺序,才能使工作效率的提高成为可能。涉及团队协作时,管理者要有激发成员的热情和创意的能力,以提高整体决策的效率和质量。 (一)把时间用在关键要务上 管理者的主要任务就是分清主次,找到团队当前阶段的努力方向:哪些事情是与公司发展前景密切相关的关键事件,应该受到足够的重视;哪些事情看似重要,但在人手有限的情况下,可以缓缓再做。只有这样,整个团队才会抓住最好的机会不断获得进步;否则,虽然每个成员看起来十分忙碌,似乎都很努力,都有做不完的事情,但整个团队却一直在原地踏步,发展缓慢。 这就需要用到标准化的工具了。我们可以利用一些类似日程表的小工具,记录下某个时间段要去做的事。这种办法是美国非常流行的一种高效工作方法——GTD(Getting ThingsDone,把事情做完)。GTD的核心理念是必须记录下来要做的事,然后整理安排并让自己一一执行,大致分为收集、整理、组织、回顾和执行五大步骤 1.收集:将能够想到的所有应该去做的事情罗列于“待办事宜”中。 2.整理:将进入“待办事宜”的事项进行分类处理,定时清空。 3.组织:组织是GTD中最核心的规划步骤,需要管理者综合考虑各方面因素,制订出相应的计划。行动的组织可以分为行动清单、等待清单和未来清单三部分。 ①行动清单,是指下一步具体的行动。 ②等待清单,是指委派别人去做的工作。 ③未来清单,是指延迟处理未设置具体完成时间的计划。 4.回顾:回顾是指每周都进行清单回顾、检查和更新的步骤,确保GTD系统的正常运作,并保证下周计划正常进行。 5.执行:按照清单开始行动。 (二)告别气氛沉闷、效率低下的会议 相信大多数管理者都会遇到会议气氛沉闷、效率低下的问题。究其根源,其实是管理者并没有注重或者充分激发团队各成员的创意思维,也没有充分鼓励他们表达自己的想法。要想解决这个问题,头脑风暴是我比较推崇的方式,也是比较有效的方式。既然头脑风暴如此重要,那么一个优质的头脑风暴会议应该遵守哪些原则呢? 1.对于意见不批评,不深入讨论 比如,某次会议的主题是讨论如何增强客户满意度。团队中有人提出了一个意见,另一个人开始针锋相对,探讨这个意见为什么不合适,然后这两人就开始顺着这个意见的方向走下去了。 若提出自己的意见要冒着被批评、被指责的风险,不如将意见埋在心里。如果反驳的人是管理者,其他人则更不敢发表不同意见,生怕被管理者当场驳斥。 所以会议要做到对于意见不批评,不深入讨论 2.不要急着否定 第一,要明确本次会议讨论的具体问题,问题越具体越详细越好。 第二,先不要急着发言,每个人针对这个具体问题,先构思,先想一下,把自己的想法记下来。 第三,各自陈述。将自己的观点陈述出来,其他人只能表示肯定,否定意见暂时保留。 这样才算是一次成功的头脑风暴。而管理者需要做的,便是维护好会场秩序,让每个与会者都有参与的机会。 需要注意的是,进行头脑风暴的人数不宜太多,一般不超过15个人。此外,最好请一个局外人参与进来,这样往往会给团队带来更加新鲜的视角和方案。 (三)如何正确又高效地做决策 我们可以将人的思维分成六种角度,每一种角度用一种颜色的帽子来表示。 1.白色思考帽 白色是中立而客观的。戴上白色思考帽,需要将精力集中于客观的数据和事实。 2.绿色思考帽 当与会成员都戴上绿色思考帽时,需要用跳跃性的创意思维进行思考,为可能的风险因子和困难情况想出一些新的点子。 3.黄色思考帽 当与会成员都戴上黄色思考帽时,应该用乐观积极性思维方式,说出项目的好处。 4.黑色思考帽 当与会成员都戴上黑色思考帽时,则应考虑在项目的各个细节中可能存在的风险因素,以及可能会遭遇的损失。 5.红色思考帽 当与会成员都戴上红色思考帽时,需要说出自己的直觉判断——这件事是否可行,不必阐述原因。 6.蓝色思考帽 蓝色思考帽负责控制和调节思维过程。它负责控制各种思考帽的使用顺序,规划和管理整个思考过程,并负责做出相应结论。换句话说,在会议管理中,蓝色思考帽代表着指挥官和管理者,所有成员都必须听从他的指挥。 团队会议时,大多数决策都可以通过“六顶思维帽”得出。采用这种方式可以有效缩短决策的时间、提高决策效率。海尔自从采用这种方式之后,会议时间比原来缩短了2/3。那么这种思维方式对于会议质量有何影响呢?具体表现在以下四个方面。 1.达成共识;与会成员充分考虑了所有的问题,最终获得的决策是大家都认可的结果。 2.决策质量高;与会成员共同参与决策,有效地避免了思维盲区和惰性的影响。 3.会议气氛融洽;与会成员按照帽子顺序做出相应选择,只有互相体会,没有针锋相对,对于团队建设十分有利。 4.执行有效;由于这种过程让与会成员充分认识到了决策的方方面面,员工的执行意愿非常强烈。

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